Memberikan Proteksi pada Slide Presentasi

Bagi beberapa orang, terutama personel dari suatu perusahaan besar yang melakukan presentasi, proteksi untuk slide PowerPoint dirasakan sangat penting. Ada beberapa alasan yang mereka ungkapkan untuk hal ini:

Mereka ingin membagikan slide presentasi mereka kepada audience, tetapi non-editable. Atau hanya untuk di-review oleh pihak-pihak tertentu.

Untuk mempertahankan kepemilikan konten kreatif.

Untuk alasan hukum (misalnya, jika isinya telah disetujui oleh penasihat hukum dan keuangan dan tidak boleh diubah)

Kita dapat memilih dari beberapa cara berikut, tergantung pada situasi dan kondisi. Kadang-kadang, kita perlu untuk mempertahankan animasi misalnya; tetapi di lain waktu, kita hanya perlu membuat slide statis. Berikut adalah beberapa metode yang dapat digunakan.

Mark as Final

Metode ini dapat dipilih jika kita hanya ingin memberitahukan kepada orang lain bahwa slide presentasi yang kita buat ini tidak boleh di-edit lagi. 

Klik pada Tab File untuk membuka BackStage View. Klik Info, lalu Protect Presentation, lalu klik Mark As Final. Hasilnya adalah PowerPoint akan mematikan semua fasilitas editing dan proofing.

Memberikan Proteksi Password

Proteksi password pada PowerPoint – dan juga aplikasi keluarga Office yang lain – dapat diterapkan untuk dua level proteksi, yaitu password untuk membuka file presentasi (Open Read-Only) dan password untuk melakukan editing.

Klik pada Tab File, kemudian Save As. Pada kotak dialog Save As, klik tombol Tools, kemudian pilih General Options.  Kemudian pada kotak dialog General Options masukkan password untuk membuka file presentasi dan password untuk melakukan editing.

Kita dapat mengisi salah satu dari password ataupun keduanya.

PowerPoint 2010 juga memiliki fitur untuk memberikan password sekaligus melakukan enkripsi. Klik Tab File, Info, Protect Presentation, Encrypt with Password, lalu masukkan password. Satu catatan: kehilangan password pada saat menggunakan fitur ini akan menyebabkan slide presentasi tidak dapat dibuka dan unrecoverable.

Melakukan Konversi Slide Presentasi

Pada saat melakukan penyimpanan file presentasi, kita dapat memilih tipe file yang akan digunakan; dan beberapa diantaranya akan meberikan efek Read-Only. Misalnya:

Simpan sebagai dokumen portable: PDF atau XPS 

Klik File, Save and Send, Create PDF/XPS Document.

Simpan sebagai video 

Klik File, Save and Send, Create Video. Cek di post ini untuk beberapa setting-nya.

Konversi slide presentasi ke SWF menggunakan beberapa tools yang dapat diinstal sebagai PowerPoint Add-Ins, antara lain: i-SpringPro, PowerFlashPoint

Membuat Photo Album

Teknik lain yang dapat memberikan efek slide presentasi yang "Read-Only” adalah dengan membangun kembali presentasi tersebut dalam bentuk photo album.

Pertama, Slide presentasi yang sudah kita buat lengkap disimpan dalam bentuk gambar (.jpg). Klik File Tab untuk membukan Backstage View, Klik Save As. Pada kotak dialog Save As, beri nama file presentasi, dan pada bagian Save As Type, pilih JPEG File Interchange Format. Kemudian klik Save. Jika dihadapkan pada dialog pilihan, kita dapat pilih Every Slide untuk menyimpan semua slide ke format gambar.

PowerPoint akan secara otomatis membuatkan folder untuk menampung semua gambar hasil konversi. Gambar-gambar tersebut juga telah diberi nama dengan format Slide-XX (XX adalah nomor slide)

Langkah kedua, membuat photo album. Klik Tab Insert, klik Photo Album, klik New Photo Album.

Klik tombol File/Disk untuk browse dan memilih file-file gambar/foto. Pilih semua file gambar yang ada di dalam folder tadi. Pilih Picture Layout default, yaitu Fit to Slide, lalu klik Create. PowerPoint secara otomatis akan memproses photo album ke dalam file presentasi yang baru.

Sesudah file presentasi yang berisi photo album ini selesai terbentuk, simpan file ini dalam format presentation (.pptx).  File inilah yang nantinya dapat di bagikan kepada audience atau pihak-pihak yang memerlukannya.

Satu cara lagi untuk menerapkan proteksi pada slide presentasi adalah dengan menerapkan fitur Digital Signature dan Restrict Permission by People. Namun kedua cara ini akan sangat tergantung sekali dengan infrastruktur dan layanan service tertentu. Jadin sebelum benar-benar menerapkannya, kita perlu melakukan beberapa setting terlebih dahulu, atau subscribe ke layanan Right Management.

Semoga bermanfaat.

Sumber : Mugi, Microsoft.

    Salam Hangat,

    Depri Pramana